Aanwezig: Ruurd de Boer (voorzitter), Richte Lameris, Ellen Westerveld, Andrina Grootjans, Erwin de Vries, Anton Scheepstra, Trinette Janssen, Margreet Schaaf, Cees Smit , Simon de Vries, David Zomer en Rudi Niemeijer
Afgemeld: Leontien Hagevoort en Pauline v.d. Veen ,
Verslag: Tjeerd Flokstra
1) Opening en mededelingen
Ruurd heet alle aanwezigen welkom. Er zijn afmeldingen van Leontien en Pauline.
Ingekomen stukken:
Uitnodiging voor infomarkt Spoorsituatie (morgen, 20 mei)
Berichten over de Lodewijkstraat, de aanpak van de Winschoterkade en een bericht van het comité WinschoterDaip Open.
2) Verslag 17 maart 2014
Het conceptverslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Naar aanleiding hiervan:
Vervolgproject De Meeuwen. Er wordt getwijfeld over wie de eigenaar van de grond is: de gemeente of de BAM. Het is de bedoeling om hier woningbouw te realiseren. De BAM is bezig met een plan. Het bestemmingsplan zal daarvoor moeten worden gewijzigd. De ruimte heeft nu als bestemming kantoorruimte en dit moet worden omgezet in woonruimte.
De Oosterpoorter. Het factuuroverzicht is opgestuurd. Er wordt geen extra dik zomernummer gemaakt dit jaar. De wachtlijst voor de adverteerders is inmiddels weggewerkt.
Winschoterdaip Open. Cees heeft contact gehad met iemand van het comité en uitgenodigd vanavond hier te zijn. Maar er is niemand gekomen.
De ruimte van Yvonne’s drogisterij is niet toegevoegd aan de naburige Friet-zaak. De ruimte is nu verdeeld in kamers.
3) Financiën
Erwin heeft nog altijd geen toegang tot de rekening. Er moet eerst een activeringscode worden ingevoerd. Hopelijk komt het deze week voor elkaar.
Begroting 2014
Op basis van de begroting van vorig heeft Erwin een begroting voor dit jaar opgesteld. Er is een bezuiniging van 10% opgelegd. Dit is ten laste gegaan van de post Activering.
Rudi zag liever dat de inkomstenpost zelf wordt aangepast. Dan is het helder. Rudi vraagt ook naar de post telefoon/internet. Hebben we die? Richte antwoordt dat dit nog is gebaseerd op de situatie van vorig jaar met een eigen buurtpand. Voor dit jaar zal het er allemaal anders gaan uitzien.
Rudi verklaart op basis van deze begroting geen goed beeld te krijgen waar het geld voor wordt bestemd. Bij activering zou ook het Sterrebos kunnen worden opgenomen. Ook Ellen zou graag willen waar je wat aan wilt gaan uitgeven.
Erwin geeft aan nog te kort bij deze organisatie te zitten om dat precies te kunnen aangeven. Bovendien is deze opzet conform de begrotingsopbouw zoals die door de gemeente wordt verlangd.
Erwin zegt richting Rudi toe te bekijken of hij een transparantere begroting kan opstellen. David stelt vast dat de begroting sowieso achterhaald is door het wegvallen van de posten betreffende het buurtpand.
Ruurd vraagt de penningmeester om de volgende keer een begroting te presenteren waaruit duidelijk blijkt wat we waar aan gaan besteden, wat voor wijkactiviteiten en wat voor ons zelf. De begrotingen van de Oosterpoorter en het BOO moeten in elkaar passen. Erwin zegt toe iets te maken.
Verslag bevindingen Kascommissie.
Namens de kascommissie meldt Andrina dat men alle financiële zaken goed heeft kunnen controleren, alle facturen zijn gecheckt en de inkomsten bekeken.. Ook de aansluiting met de afrekening 2012 is gecontroleerd. De Kascommissie doet het voorstel de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering stemt hiermee in.
De kascommissie voor 2014 bestaat uit: Pauline en Simon.
Afrekening 2013
Richte deelt het overzicht voor 2013 uit. De interne afrekening verschilt qua opzet van die voor de gemeente. De kostenpost pand is in de versie voor de gemeente niet als zodanig terug te vinden, maar versleuteld. In principe wordt de 4036,43 die vorig jaar is uitgegeven voor de huisvesting dit jaar niet meer uitgegeven. Maar er zal nog wel sprake zijn van vergaderkosten.
Er vanuit gaande dat de Oosterpoorter hetzelfde resultaat behaalt als vorig jaar, dan houdt het BOO flink over.
4) Buurtborrel (BBBB)
Rudi presenteert de evaluatie van de buurtborrel.
Het initiatief werd genomen in oktober 2013. Er werd geconstateerd dat de organisaties niet van elkaars bestaan afweten en elkaar dus ook niet kennen.
De BBBB werd gehouden op 10 april van 17.30 tot 20.00 uur.
Van de aangeschreven 78 organisaties en ondernemers hebben er uiteindelijk 39 mensen de borrel bezocht. Bijna alle aanmelders zijn ook gekomen maar ook enkelen die zich niet vooraf hebben opgegeven.
Veel enthousiaste gezichten, geen afhakers. Iedereen maakte 3 á 4 nieuwe contacten.
Het BOO kwam gunstig in de schijnwerpers en ook het Poortershoes wist zich goed te profileren. Er werden 60 “geeltjes” met ideeën ingeleverd. 38 deelnemers hebben hun contactenkaart meegenomen.
Uit de interviews kwamen als aandachtspunten naar voren: halen/brengen informatie, samenwerking, muziek, kunst en gezondheidsitems, meer activiteiten rond Lentekriebels en iets organiseren rond de graansilo.
Resultaten: voldeed 97%, wil vervolg 94%, aanrader 94% en iets aangehad 89%. Opgemerkt moet wel dat de briefjes werden ingevuld onder het toeziend oog van de organisatie. Uiteindelijk lieten 23 deelnemers een opmerking achter.
Succesfactoren:
Hapjes en drankjes Poortershoes.
Muzikale omlijsting
Stalmeester
Papieren uitnodigingen en uitnodigingen per mail (papieren uitnodigingen leverden geen extra deelnemers op)
Speedinterviewtechniek
Ongedwongen sfeer
Te zake doende presentaties
Zichtbaar als organisatie
Totale kosten van de borrel voor het BOO: ongeveer 100 euro.
Leerpunten:
Foto’s gebruiken bij presentatie Richte.
Bel was vooral verstoorder.
Etiketten niet altijd goed.
Sommigen konden zich door de muziek niet goed concentreren
Meer profileren als buurtorganisatie
Vraag die overblijft is: wat doen we als buurtorganisatie met de opmerkingen. De organisatie heeft wel een goed beeld hoeveel groepen contacten met elkaar gelegd hebben, maar de contacten zijn niet op individueel niveau bijgehouden
De doelstelling waarvoor de bijeenkomst werd gehouden is zondermeer geslaagd!
Ruurd wil dit succes vasthouden en een vervolg geven, maar vind het moeilijk te bepalen wat de volgende stap moet zijn. Rudi geeft aan dat voor de organisatoren het doel geslaagd is en verder geen verplichtingen heeft. Anton zou graag dat er wordt gekeken naar de geeltjes. Ook doet hij de suggestie om de organisaties die niet konden te benaderen. Rudi meldt dat 4 á 6 organisatie hebben aangegeven niet op deze gelegenheid aanwezig te kunnen zijn.
Afgesproken wordt dat Rudi per mail een evaluatieverslag stuurt naar alle deelnemers. Een werkgroepje, bestaande uit Ruurd en Anton, gaat zich buigen over de geeltjes en bekijkt hoe het succes kan worden vastgehouden.
Erwin pleit er voor om ook van de gelegenheid gebruik te maken om mensen te interesseren voor dit overleg.
5) Er bloeit iets moois …
Ruurd noemt dit een leuk idee en vraagt of dit iets is voor De Oosterpoorter. Ellen neemt dit mee, maar wijst op de beperkte ruimte.
6) Verslag vergadering beheeroverleg 23 april
Trinette en David zijn hier naar toe geweest. Ook was een delegatie van Europapark aanwezig.
Besproken punten:
Situatie Esperantoweg bleek weinig aan te doen.
Bomenkap Winschoterdiep. Was achteraf niets meer aan te doen. Blijkt desondanks toch tot ieders tevredenheid opgelost.
Trinette vindt dat het een mooie aanblik geeft om de boomspiegels te beplanten, maar dat deze ook worden gebruikt om fietsen te plaatsen. Zij heeft hierom extra fietsklemmen aangevraagd.
Uit het gepresenteerde financiële jaarverslag van de gemeente wordt duidelijk dat het geld op is. En er komen ook nog nieuwe schulden aan. Er is geen geld meer extra’s en ook de voorraad fietsklemmen is op.
Cees vraagt zich af wat dit betekent voor het verhaal dat Harry Delemarre hier enkele maanden terug hield. Verondersteld wordt dat er voor dat project nog wel een “potje” is gereserveerd.
David heeft de hoge snelheid op de Meeuwerderweg aan de orde gesteld. De aanduiding van de 30-kmzone op de weg is nagenoeg weggevaagd. Het toont naar zijn mening de desinteresse van de gemeente. Hij heeft het verzoek gedaan om het opnieuw te kalken. Delemarre gaf aan dat jaarlijks wordt bekeken waar dit nodig is. Opmerkelijk is dat de opmerkingen van David over dit onderwerp niet in het verslag zijn opgenomen!
Over het zebrapad is contact gelegd met de Borgmanschool.
Over het pleintje voor het Conservatorium kon Delemarre geen uitspraken doen en verwijst hij naar Eric Mooij.
7) Borgschouw
Trinette en Pauline hebben zich hiervoor opgegeven. Op 14 mei vond een instructiebijeenkomst plaats met onder meer een verhandeling van stadsecoloog Marc Ronda. De deelnemers krijgen een oproep om tussen 15 mei en 30 juni een oordeel te geven over de openbare in een bepaalde buurt/wijk. Opgave is nu niet meer mogelijk, maar volgend jaar is een nieuwe kans.
8) Archief
De archiefdozen en –kasten zijn van het buurtpand overgebracht naar het Poortershoes. Richte en Hetty Harms zijn hier in het verleden mee bezig geweest. Ook is er al contact gelegd met de Groninger Archieven. Richte pakt dit weer op. Hij neemt contact op met Hetty en vraagt aan Groninger Archieven of zij stagiaires hebben die de selectie en beschrijving kunnen doen.
9) Rondvraag
Cees heeft contact gehad met het comité Winschoterdaip open. Op 21 mei houden ze een manifestatie tijdens de braderie bij de Silo. Richt vindt het idee van een diepere waterstroom prima, maar acht pleziervaart geen goede optie in verband met de aanwezigheid van de woonboten. Hij zou graag contacten willen leggen met de bootbewoners. Zij zijn ook Oosterpoorters. Cees neemt dit op zich.
De mannen van het comité gaan door tot aan de Raad van State. Zij vragen ondersteuning van het BOO. Rudi wijst op de ingediende zienswijze. Daar houdt het mee op. Ruurd memoreert dat in de zienswijze is gepleit voor een open Winschoterdiep. Simon vindt steunen goed. Richte ook maar niet het plan om er pleziervaart toe te laten. Trinette vreest dat het aanbrengen van voorzieningen voor een open Winschoterdiep mogelijk ten koste kunnen gaan van een fietstunnel. Simon acht het plan niet realistisch. Cees wijst op de MER-rapportage. Op basis daarvan is gekozen voor doorgang van 10 cm op de tunnel.
Het BOO sluit aan bij de kraam van De Oosterpoorter op de jaarmarkt (21 juni). Ruurd maakt, ter verbetering van de herkenbaarheid, een poster voor het BOO.
David vond de vergadering erg lang duren. Ruurd ziet weinig mogelijkheden om de vergaderingen erg in te korten. Hij belooft zijn best te doen om te voorkomen dat de vergaderingen nodeloos uitlopen.
.
10) Sluiting
Volgende vergadering: 16 juni (20.00 uur in Poortershoes)